Документы Статистика по документам и выполнению поручений

Приветствуем Вас, уважаемые посетители. В этой статье обсуждается тема Документы Статистика по документам и выполнению поручений. Если по ходу у Вас назрел вопрос, спрашивайте, постараемся помочь. Надеемся, что мы сможем решить Ваш вопрос

Документы

Статистика по документам и выполнению поручений

Распоряжение от 28 ноября 2021 года №3143-р

Документ

  • Распоряжение от 28 ноября 2021 года №3143-р

Председатель Правительства Михаил Мишустин утвердил перечень современных технологий, на основании которого будут заключаться специальные инвестиционные контракты (СПИК). Решение позволит запустить новый механизм развития реального сектора экономики.

В список попало более 600 перспективных технологий из различных отраслей, в их числе – машиностроение, энергетика, химическая и фармацевтическая промышленность, телекоммуникации. Речь, в частности, о производстве суперкомпьютеров, композитных материалов, устройств 3D-печати и других новациях.

Компании, планирующие инвестпроекты в этих областях, смогут заключить с государством контракт, который предусматривает запуск серийного производства современной конкурентоспособной продукции.

Государство со своей стороны гарантирует такому инвестору стабильные условия хозяйственной деятельности. Кроме того, компания, участвующая в СПИК, может рассчитывать на налоговые льготы, преференции при проведении госзакупок и аренде земельных участков.

Контракты заключаются на срок до 15 лет, если вложения в проект не превышают 50 млрд рублей. При большей сумме период действия соглашения может быть увеличен до 20 лет.

Принятое решение обеспечит приток инвестиций в промышленное производство и будет способствовать росту конкурентоспособности российской экономики.

Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки исполнения определенных категорий документов установлены законодательными или нормативно-правовыми актами Российской Федерации. Каждая служба делопроизводства должна иметь такой перечень документов с типовыми сроками исполнения. Рекомендуем включить такой перечень в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству, тем самым он будет доведен до всех управленческих работников организации.

Приведем перечень типовых сроков исполнения документов:

  • поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации – в срок, указанный в поручении или в месячный срок со дня его подписания;
  • поручения Президента Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
  • поручения Президента Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
  • поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
  • поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
  • письма Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями – в течение 15 дней, с согласованием – 30 дней; 
  • запрос депутата Федерального Собрания – не позднее, чем в 15-дневный срок со дня получения;
  • предложения и заявления депутатов Федерального Собрания – в срок до одного месяца; не требующие изучения и проверки – в максимально короткие сроки;
  • письма-поручения и письма – запросы вышестоящих организаций- к указанному сроку или в течение 10 дней; 
  • обращения граждан – 30 дней со дня регистрации; при необходимости дополнительного изучения допускается продлевать на срок не более 30 дней;
  • протоколы разногласий: составление и направление – в 10-дневный срок, рассмотрение – в 20-дневный срок; 
  • телеграммы, требующие срочного решения, – до 3 дней, остальные – в течение 10 дней;
  • письма предприятий, организаций, учреждений – 10 дней;
  • поручения платежные: выписки и сдача в учреждения банка – не позднее следующего дня после получения товара; 
  • жалоба на неправильные действия или распоряжения финансовых органов: рассмотрение не позднее 10-дневного срока со дня поступления. 

Индивидуальные сроки исполнения

  1. Могут содержаться в тексте документа (приказа, распоряжения, решения и др.). Поступающие из вышестоящих организаций или органов власти, как правило, содержат сроки выполнения указанных в них действий.
  2. Устанавливаются руководителем при вынесении резолюции. Бывают случаи, когда невозможно сразу установить точный срок исполнения документа, тогда устанавливается условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа.

    Если документ имеет длительный срок исполнения, тогда контролируют исполнение промежуточных этапов. Срок исполнения каждого этапа фиксируется в РКФ.

    Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях: поступивших (входящих) из других организаций – с момента поступления; для отправленных (исходящих) и внутренних – с даты их подписания или утверждения. Исполнение контролируется с момента поставки документа на контроль.

    В ходе исполнения документов по объективным причинам сроки могут изменяться.

    ВАЖНО! Изменение индивидуального срока исполнения документов могут производиться только тем руководителем, который его установил. После согласования с руководством нового срока исполнитель обязан сообщить о переносе (изменении) срока исполнения в службу ДОУ. Решение о переносе срока исполнения документа принимается за два-три дня до истечения первоначально установленной даты. Исправление срока задним числом не допускается.

    Согласование подготавливаемого документа с заинтересованными организациями и лицами должно проводиться в пределах установленного срока исполнения документа.

    Ваши идеи

    Знаете как сделать портал лучше? Поделитесь идеей.

    Ведение контроля исполнения документов и поручений

    На контроль ставятся все документы, требующие исполнения, т.е. принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа.

    Если в организации для регистрации документов используется журнальная форма регистрации, то для контроля заводятся специальные контрольные карточки или еще один (контрольный) журнал. Журнальную форму эффективно применять в организациях, где отдельно выведена работа с конфиденциальной информацией и в организациях с небольшим объемом документооборота.

      Примерная форма контрольного журнала

     пп 

    Дата и

    регистрационный № документа

    Срок исполнения 

    ФИО

     исполнителя 

    Отметка об исполнении  Примечание 
    1 2 3 4 5 6

      Образец типовой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК)

    Лицевая сторона                                                                      

    1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31* 
    Наименование вида документа Автор (корреспондент) документа
    Дата поступления и регистрационный номер документа Дата и регистрационный номер документа
    Заголовок (краткое содержание) документа
    Резолюция (кому направлен документ)
    Срок исполнения документа Исполнитель

    Оборотная сторона                                          

    Ход исполнения документа ** 
    Отметка об исполнении документа
    Индекс дела

       

    * Верхняя строка используется при контроле исполнения документа, дата исполнения документа обводится кружком.

    ** Поле «Ход исполнения дела» заполняется при выполнении контрольных операций.

     

    Образец формы регистрационно-контрольной карточки (РКК)
    с расширенным составом реквизитов

    **>

    Лицевая сторона                                                                                    

    **>

    Корреспондент       

       
    Дата поступления № документа Дата документа Входящий №
    Краткое содержание Число листов
    Генеральный директор Срок исполнения Резолюция
    Начальник Срок исполнения Резолюция
    Исполнитель Дата

      
    **>

    Оборотная сторона                                                                                                     

    **>

    Исполнитель Дата Исходящий № (промежуточный отв.)
    Исполнитель Дата Исходящий № (промежуточный отв.)
    Куда (кому) Число листов
    Кем подписан
    Краткое содержание
    Ход исследования
    Отметка об исполнении № дела

    В контрольной картотеке РКК систематизируются по:

    • срокам исполнения документов;
    • исполнителям;
    • группам (видам) документов (приказы и распоряжения, протоколы, договоры и др.).

    Контрольная картотека имеет два раздела «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

    Доведение контролируемого документа до исполнителя осуществляется под роспись в РКК, которая потом находится в контрольной картотеке. Для доведения документа до исполнителя может использоваться информационно-телекоммуникационная сеть, документ направляется исполнителю в электронный адрес с уведомлением отправителя о получении документа. Получение службой ДОУ уведомления означает, что документ, поставленный на контроль, принят к исполнению.

    Служба ДОУ (служба контроля) организации проводит предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов. Для этого исполнителю, при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, рассылается напоминание о приближении срока исполнения документа.

    Все напоминания исполнителям фиксируются в РКК.

    Ведение текущего контроля предполагает ежедневный просмотр карточек инспектором по контролю или другим ответственным лицом. Выявляются документы, которые должны быть исполнены на следующий день или через 2-3 дня. Обязательно проверяется ход их исполнения и выявляется, не срывается ли выполнение задания. Из вышесказанного понятно, что текущий и предупредительный контроль  это постоянная проверка и регулирование хода выполнения документов.

    Проверка хода исполнения документов обычно проводится со следующей периодичностью:

    • задание последующих лет – один раз в квартал или не реже одного раза в год;
    • задание последующих месяцев текущего года – один раз в месяц;
    • задание текущего месяца – каждые 10 дней.

    В случае невозможности исполнить документ в срок исполнитель за 3 дня до истечения срока обязан обратиться с мотивированной письменной просьбой о продлении срока к руководителю. Решение о продлении срока исполнения принимает только руководитель, вынесший резолюцию.

    ВАЖНО! Исполнитель обязан проинформировать службу ДОУ (службу контроля) об изменении срока исполнения документа. Сведения об изменении срока исполнения документа вносятся в РКК.

    Приостановить или отменить исполнение документа может только организация- автор документа, а по внутренним документам — руководитель или орган управления, принимавший решение.

    Снятие исполненного документа с контроля осуществляет руководитель организации или по его поручению служба ДОУ.

    Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения задачи, поручений, запросов и/или документированного подтверждения их исполнения по существу. Результаты сообщаются заинтересованным организациям и лицам.

    При снятии документа с контроля в РКК вносятся следующие данные:

    • краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;
    • отметка «в дело», вносится номер дела, в котором будет храниться документ в соответствии с номенклатурой дел; дата и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

    Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов осуществляется службой ДОУ в виде аналитических отчетов (справок, сводок) в установленные сроки или по запросам. Установленные сроки, как правило, один раз в месяц – в начале наступившего месяца за предыдущий месяц и 1 раз в год – в начале наступившего года за предыдущий год. 

    **>

    Сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в организации представляются руководителю организации и руководителям структурных подразделений.

    Примерная форма справки о состоянии исполнительской дисциплины
    для руководителя организации
          

    СПРАВКА

    об исполнении документов по состоянию на ___________

    п/п

    Наименование подразделения

    Документы на контроле

    Из них:

    всего

    поступило в предыдущем месяце

    исполнены в срок

    исполняемые в срок

    с продленным сроком исполнения

    не исполненные в срок

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    8


    Примерная форма справки о состоянии исполнительской дисциплины 
    руководителям структурных подразделений 

    СПРАВКА  

    об исполнении документов в  ____________________  по состоянию на  ___________

    (наименование подразделения)

    Вид, регистрационный номер и дата документа

    Заголовок (краткое содержание) документа

    Срок исполнения

    Исполнитель

    Причины неисполнения в срок

    Сведения о ходе исполнения

    Когда будет исполнен документ

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    Таким образом, анализ данных контроля исполнения документов необходим не только руководителю для усиления исполнительской дисциплины, но и для усовершенствования всей структуры управления. Службе ДОУ это анализ необходим для совершенствования организации и технологии работы с документами. Для быстрого и эффективного решения задач управленческих и производственных задач в настоящее время все чаще используют автоматизированные системы регистрации и контроля документов, в основе которых лежат технологии баз данных. 

    В процессе регистрации в поле «Срок исполнения» проставляется дата исполнения документа и автоматически происходит постановка его на контроль. В регистрационную базу данных вносятся сведения о ходе исполнения, передаче документа в другое подразделение или изменение срока исполнения.

    По завершению исполнения документа в электронную регистрационную карточку вносятся данные о дате и характере исполнения и сведения о номере дела, в котором документ остается на хранение. Современные программы позволяют вывести на экран списки документов с контрольными сроками на любом этапе их исполнения и сформировать справки (сводки, сведения) исполнителям и руководителю о сроках исполнения документов.

    фото: www.nastol.com.ua

    **>

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями: